「役割・責任・権限」をどう割り当てる

シンクロジスティクスの一木です。

今回は、事業運営における「役割・責任・権限」の割り当て方について、考え方を共有させて頂きたいと思います。

■事業運営で起こりがちな役割分担の問題

どのような組織でも、事業やプロジェクトを推進する上で起こり得るのが「誰が、何をしなければならないのか」「意思決定を行う権利はどこまで許容されているのか」といった「役割・責任・権限」の問題ではないでしょうか。

当社でも日々さまざまなプロジェクトが動いていますが、チーム内でそれらの割り当てが曖昧なために業務が停滞したり、なかなか成果が出なかったりすることがあります。

一方で、明確に割り当てたつもりでも、

• 本人がやりたくない（やらされている）
• やりたくてもできない（本人にとって難易度が高い）
• 自分の役割だと思っていない（認識のズレ）

といったケースでは役割や責任を充分に果たせません。基本的に人は、与えられた役割に対してベストを尽くすことが多いと信じています。ですが、そもそも本人が「やりたくない」「できない」ような役割を負わせると問題が起こりやすいと感じています。

私も色々と頭を悩ませてきましたが、プロジェクトを組むときは「やりたい人」を集めると上手くいくことが多いです。「成長できるから」「儲かるから」など、本人がその仕事をやりたいと思う動機があると、自律的に役割や責任を果たそうとしてくれます。やりたくてもできない人に対しては、できる限り助言やサポートを行います。役割だけ与えてほったらかしにするのではなく、成長機会を与えて後押しすることが重要ではないかと感じています。

■PMが任命責任を持つ

また、これまで私が携わってきた社外のプロジェクトなどでは、

• 負わされている役割や責任に対して必要な権限が与えられていない
• 適切でない人に権限が付与されており部分最適の判断になりやすい（全体最適にならない）

といった「権限の範囲」に関する問題も目にしてきました。これらのケースでは、「担当者のモチベーションが低下する」「特定のステークホルダーに利害が偏る」といった問題が生じることがあります。

役割設定や権限付与の問題に対する最終的な責任は、全体を統括するプロジェクトマネージャー（PM）が持つべきだと思っています。どうしてもメンバー間の認識がズレやすい問題ですから、まずはPMが任命責任を持ち、各メンバーの特性を見極めた上で役割と権限を明確に割り当てる。そして、「なぜそうしたのか」について各メンバーが腹落ちできるよう説明することが重要だと思います。

また、プロジェクト全体を俯瞰するPMが任命責任を持つことで、「どこを伸ばす」「どこを諦める」といった利害調整も全体最適の視点で明確に行えるようになります。ただし、全体最適で判断を行うと何割かの人の理解・納得が得られないことがありますので、判断のねらいや中長期のスパンで利益につながることを真摯に伝え続け、一人でも多くの関係者の納得を得ることが大切です。

全方位に目を向けながら調整を行い、関係者全員の納得を得ることはとても難しく、私も上手くいかないことがあります。また日々の現場では、当社による役割や権限の設定が不明瞭だったり、説明不足により関係者の方々にご迷惑やご負担をお掛けしており、心苦しく思っております。

社員全員が役割をまっとうして皆さまの利益最大化に貢献できるよう、役割・責任・権限の明確化や対話の重要性を粘り強く伝え続けます。

最後までご覧頂き、ありがとうございます。