新しい船積み管理システム「Smart XPort」にかける想い

シンクロジスティクスの一木です。

今回は、当社で運用しております船積み管理システムのリニューアルについて共有させて頂きたいと思います。

■煩雑な船積業務を効率化したい

多くの人が関わる船積業務とクラウドサービスは相性が良いのですが、私がこの業界に入った頃はExcel管理が主流でした。

Excelでは抜け・漏れなどのミスが起こりやすく、最新情報がどれかわからなくなったり、急な変更があれば全関係者にメールや電話で連絡したりと、綱渡りをするような煩雑な仕事のやり方を変えたいと思っていました。

そこで、最初に導入したのが Googleスプレッドシートです。複数人でシートを共有して同時編集ができる上、変更履歴も残るため、最新情報を関係者とリアルタイムに共有できるようになりました。また、荷主様からのご要望が多かった、車両やバンニングの写真の共有・受け渡しもクラウド上で簡単にできるようにしました。

■システムによる一元管理で船落ちが激減

クラウド活用によって業務効率は格段に向上しましたが、管理拠点の増加に伴ってシートの動作が重くなってきたため限界を感じ、今度は思い切って独自システムを開発することにしました。これが、荷主様や協力会社様にご活用いただいている「La‐Plus（ラプラス）」でございます。初期のものは在庫管理を主要機能としており、その後に船積管理機能を拡充して「La‐Plus2」にアップデートいたしました。

La‐Plus2には、次のような機能を搭載しました。

• 船積管理機能
• 在庫管理機能
• ドキュメント管理・検索機能
• CSVデータ出力
• 変更履歴の追跡機能

システムを軸に船積み業務をまわすことで、手配漏れなどによる船落ちが激減し、CSV出力によるデータ分析もできるようになりました。また、必要な情報やドキュメント（輸出許可証やドックレシートなど）を検索してダウンロードできる機能は、当システムをご利用いただいている関係者の皆様にとても喜んでいただきました。

■新船積み管理システム「Smart XPort」のご紹介

この度、2018年から運用しておりましたLa‐Plus2に新機能を実装し、「Smart XPort（スマートエキスポ―ト」としてリニューアルいたします。

新たに搭載した機能は「搬入予定の共有機能」です。荷主様側のシステムとAPI連携を行い、当社ヤードへの車両搬入予定をリアルタイムに共有できる仕様にしております。荷主様から搬入予定をデータで受けた上で船積みを進める仕組みの構築は、中古車輸出におけるフォワーダーとして国内初の取り組みでございます。

ロジ側が搬入予定を事前に把握できるようになることで、

• 船積みに関わる業務全体の見通しが立つ
• 車が搬入される前に船舶予約や作業手配をどんどん進められる
• 情報の突合作業をなくすことにより工数とミスを削減できる
• 電話やメールでのすり合わせ作業を減らせる
• 荷主側とロジ側の認識のズレ（搬入台数など）やトラブルを回避できる
• 車体番号の誤認に伴う誤積みを削減できる

などのメリットが期待でき、船積業務にかかるスピードを20～30％向上できると見込んでおります。当社としても、Smart XPortを活用して業務プロセスを改善し、お客様のビジネス拡大をご支援するような本質的な仕事にもっと注力できる会社にしたいと考えております。

Smart XPortの詳細につきましては、順次ご案内させていただく予定です。ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

最後までご覧頂きありがとうございます。